Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 104/2009 z dnia 17.12.2009 roku w sprawie ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień

ZARZĄDZENIE NR 104/2009
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 17.12.2009 r.

w sprawie ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień.
Działając na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.) oraz § 10, ust. 1, § 46 pkt 2), lit. a. Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała Nr XXVIII/274/2008 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 26 sierpnia 2008 w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach)

zarządzam co następuje:

§ 1

1.Projekty umów i porozumień są przygotowywane przez wydziały merytorycznie odpowiedzialne za załatwienie sprawy, której umowa i porozumienie dotyczy.
2.Projekty umów i porozumień, których stroną jest Powiat Tarnogórski, przed sporządzeniem właściwych dokumentów i przedłożeniem ich do podpisu przez osoby reprezentujące, muszą być zaopiniowane i zaparafowane przez Radcę Prawnego.
3.Projekty umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty Skarbnika Powiatu.
4.Projekty umów na pracę zleconą, umów o dzieło i umów o świadczenie usług przed przedłożeniem do podpisu przez osoby reprezentujące wymagają uzyskania akceptacji Biura Kadr.
5.Czynności określone w ust. 2, 3 i 4 dokonuje się na jednym egzemplarzu projektu umowy/porozumienia oznaczonym literą „P”, który przedstawia się do akceptacji  osób reprezentujących Powiat i wskazanych w treści umowy/porozumienia.
6.Po uzyskaniu na egzemplarzu „P” wymaganych opinii i akceptacji, przedstawia się do podpisu przez osoby reprezentujące Powiat,  oryginały umów i porozumień, w treści zgodnej z zaakceptowanym projektem. Oryginały umów i porozumień, dwa lub trzy egzemplarze, muszą zawierać podpisy: Członka Zarządu, upoważnionego Kierownika/Naczelnika komórki organizacyjnej, Radcy Prawnego lub Adwokata i, jeśli jest to wymagane, Skarbnika Powiatu oraz osób, z którymi dokonano uzgodnień. W przypadku nieobecności Kierownika/Naczelnika komórki organizacyjnej umowę lub porozumienie podpisuje drugi Członek Zarządu. 
7.W przypadku umów /porozumień dotyczących inwestycji budowlanych, Starosta Powiatu Tarnogórskiego może zwołać specjalne spotkanie w celu uzyskania akceptacji osób wskazanych w treści umowy/porozumienia. W powyższym spotkaniu oprócz Naczelnika/Kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za realizację umowy/porozumienia uczestniczą: Radca Prawny i, jeśli wymagana jest kontrasygnata - Skarbnik Powiatu oraz osoby reprezentujące Powiat Tarnogórski, wskazane w treści umowy/porozumienia. Podpisanie oryginałów umów/porozumień, w trzech egzemplarzach, nastąpi w trakcie spotkania, po dokonaniu ewentualnych korekt przez wydział merytoryczny.
8.W sprawach wymagających uzgodnienia komórka organizacyjna, merytorycznie odpowiedzialna za sporządzenie umowy lub porozumienia, konsultuje treść umowy lub porozumienia z innymi komórkami organizacyjnymi Starostwa Powiatowego.
9.Data zawarcia umowy/porozumienia jest datą otrzymania podpisanych przez wszystkie strony egzemplarzy i taka winna być wpisana do umowy/porozumienia.
10.Egzemplarz „P” przechowywany będzie w wydziale sporządzającym umowę  i sprawującym nadzór nad jej realizacją.
11.Zobowiązuje się komórki merytoryczne do przekazywania do Wydziału Organizacyjnego wszystkich oryginalnych egzemplarzy umów i porozumień przeznaczonych dla Powiatu celem umieszczenia ich w rejestrze umów i porozumień Starostwa Powiatowego. W przypadku umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych przez Powiat Tarnogórski, jeden egzemplarz umowy, porozumienia lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem Wydział Organizacyjny przekazuje do Wydziału Budżetu i Finansów.
12.Wpisania daty wejścia w życie umowy i jej przekazania stronie dokonuje właściwy wydział nadzorujący realizację umowy. Przekazanie umowy następuje po spełnieniu przez strony wszystkich niezbędnych warunków do jej podpisania, dotyczy to w szczególności wypłacenia kaucji przez najemcę przed podpisaniem umowy najmu, jeżeli jest ona wymagana w danym przypadku.
13.Za dopełnienie wszystkich warunków niezbędnych do podpisania umowy i wpisanie daty wejścia umowy w życie odpowiada naczelnik właściwego wydziału nadzorującego realizację umowy.
14.Zapisy pkt 9, 10 i 11 dotyczą także jednostek organizacyjnych i ich kierowników, nadzorujących realizacje umów podpisanych przez osoby reprezentujące Powiat.

§ 2

Umowy/porozumienia zawierane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Powiatu Tarnogórskiego przed ich zawarciem muszą uzyskać akceptację Zarządu Powiatu.

§ 3

Umowy sporządzone na podstawie wzorów stanowiących załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wymagają sporządzania projektu.

§ 4

1.W celu usprawnienia i skrócenia czasu uzgadniania umów i porozumień, zarówno na etapie projektu jak i dokumentu ostatecznego, wprowadza się kartę obiegową umowy i porozumienia (wzór karty zawiera załącznik do niniejszego Zarządzenia).
2.Karta obiegowa umowy lub porozumienia jest sporządzana i dołączana do dokumentu przez komórkę organizacyjną sporządzającą dany dokument.
3.Umowy i porozumienia, zaparafowane przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej sporządzającej je, z załączoną kartą obiegową, są składane w komórce organizacyjnej, która jako pierwsza figuruje na karcie obiegowej. Dalej dokumenty te są przekazywane zgodnie z załączoną kartą obiegową kolejnym komórkom organizacyjnym. Po zakończeniu obiegu dokumenty są przekazywane do właściwych komórek organizacyjnych.
4.Osoby dokonujące uzgodnień umów i porozumień oraz podpisujące je zobowiązane są do umieszczenia na karcie obiegowej odpowiednich adnotacji zawierających: datę przyjęcia, datę przekazania do kolejnej komórki organizacyjnej, podpisy, uwagi.
5.Karty obiegowe przechowywane są w komórce sporządzającej daną umowę i porozumienie wraz z projektem dokumentu, zgodnie z § 1 Zarządzenia.

§ 5

Tracą moc obowiązującą Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego:
1.Nr 44/2009 z dnia 24 czerwca 2009 r.
2.Nr 78/2009 z dnia 26 października 2009 r.

§ 6

Za wykonanie Zarządzenia odpowiedzialni są naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach.

§ 7